Pengguna dan Pengembang Sistem

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pengguna dan Pengembang Sistem

Dosen : Yananto Mihadi Putra, SE, M.Si

Oleh :

RISNANDA JULIANA PUTRI

(43218110088)

REGULER 2

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS MERCU BUANA

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas karuniaNya penulis masih diberi kesehatan dan dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Pengguna dan Pengembang Sistem“. Makalah ini disusun dalam rangka memenuhi salah satu tugas dari dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen Yananto Mihadi Putra, S.E., M.Si, CMA., CAP., CAPF.

Makalah ini disusun dengan tujuan untuk menambah refesensi mahasiswa maupun siapa saja yang ingin memahami evaluasi tentang Pengguna dan Pengembang Sistem.

Dalam penulisan makalah ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak-pihak yang membantu dalam menyelesaikan makalah ini, khususnya kepada Dosen kami yang telah memberikan tugas dan petunjuk kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas ini.

Makalah ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun dari pembaca demi penyempurnaan makalah selanjutnya. Besar harapan penulis semoga karya tulis ini bermanfaat bagi kita semua.

Jakarta, 30 September 2019

Penulis

Risnanda Juliana Putri

 

Abstrak

Pengembangan sistem informasi manajemen dilakukan melalui beberapa tahap, dimana masing – masing langkah menghasilkan suatu yang lebih rinci dari tahap sebelumnya. Tahap awal dari pengembangan sitem umumnya dimulai dengan mendeskripsikan kebutuhan pengguna dari sisi pendekatan sistem rencana stratejik yang bersifat makro, diikuti dengan penjabaran dari rencana stratejik dan kebutuhan organisasi jangka menengah dan jangka panjang, lazimnya untuk periode 3 sampai 5 tahun.

Sistem informasi dikembangkan untuk mendukung keseluruhan organisasi, eksekutif, dan area bisnis. SIM dimaksud untuk memenuhi kebutuhan informasi  umum para manajer  perusahaan. Sistem informasi eksekutif dirancang untuk digunakan oleh manajer  tingkat strategis perusahaan dan lima sistem informasi di tingkat lebih rendah dalam figur tersebut mencakup kebutuhan – kebutuhan informasi unik dari area – area bisnis tersebut. Struktur organisasi seperti ini disebut sebagai organisasi maya (virtual organization).

           Sesuatu struktur organisasi yang umum bagi suatu operasi tersentralisasi diilustrasikan pada,beberapah perusahaan mulai mendesentralisasi kebanyakan sumber daya informasinya dengan mengalokasikan mereka ke unit – unit bisnis dan memberikan wewenang bagi unit untuk memutuskan bagaimana sumber daya akan diaplikasikan. Banyak area menunjuk seseorang direktur informasi divisi (divisional informational officer —DIO) untuk mengelola sumber daya informasi di area – area tersebut.

Bab I

Pendahuluan

     A.   Latar Belakang

      Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang  sederhana dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal, seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi Direktorat Bidang bagian sampai pada unit terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadidimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut.

        Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah kedalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta – fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan.

      Spesialis – spesialis informasi sebuah perusahaan terdiri atas anilis sistem, administrator basis data, webmaster, spesialis jaringan, programmer, dan operator. Perusahaan hendaknya mengelola pengetahuan yang diawali oleh sumber – sumber daya informasinya. Pengetahuan ini terdapat dalam sistem, peranti lunak, database, dan pengetahuan khusus yang dimiliki oleh pengguna komputer dan spesialis informasi.

       Ketika sistem informasi yang pertama dikembangkan oleh spesialis informasi, pengguna tidak diharapkan (atau diizinkan) untuk melakukan hal-hal selain penyebutkan kebutuhan informasi mereka. Ketika tuntutan pengguna untuk mendapat dukungan komputer yang lebih besar mengalami lonjakan, para spesialis tidak mampu untuk mengikutinya. Akibatnya, pengguna akhirnya mengembangkan sistem mereka sendiri. Suatu fenomena yang disebut komputasi pengguna akhir. Pengguna-pengguna lainnya mampu melakukan sendiri kebanyakan pekerjaan pengembangannya dan mengandalkan spesialis hanya untuk jasa konsultasi. Sebuah perusahaan para penggunanya mampu berpartisipasi dalam komputasi pengguna akhir akan menikmati keunggulan atas perusahaan yang penggunanya tidak mampu.

     B.   Rumusan Masalah

          Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka rumusan masalah yang akan kami bahas antara lain :

1. Apa yang dimaksud dengan pengembangan sistem ?  
2. Apa saja prinsip dari pengembangan sistem ?
3. Bagaimana proses penerapan penggunaan dan pengembangan sistem ? 
4. Apa saja yang menjadi hambatan dan tantangan dalam penggunaan dan pengembangan sistem ? 
5. Bagaimana menempatkan pengguna sistem dan spesialis informasi pada perspektif ? 

     C.   Tujuan Penelitian

       Tujuan dari makalah ini dibuat yaitu untuk mengetahui pengertian dari penggunaan dan pengembangan sistem, prinsip dari pengembangan sistem, proses penerapannya, hambatan dan tantangannya, serta cara menetapkan penggunaan sistem dan spesialis informasi pada perspektif.

Literatur Teori

       Pengembangan sistem merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem Informasi secara teknis dapat didefinisikan sebagai sekumpilan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan atau mendapatkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi. Selain menunjang proses pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengawasan, sistem informasi juga dapat membantu manajer dan karyawan menganalisis permasalahan, menggambarkan hal – hal yang rumit, dan menciptakan produk baru.

        Pengembangan sistem merupakan suatu proyek yang harus melalui suatu proses pengevaluasian seperti pelaksanaan proyek lainnya. (Amsa, 2008).

       Pengembangan sistem dapat berarti menyusun sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau untuk memperbaiki sistem yang sudah ada. (KAMI, 2008).

     Pengembangan sistem adalah metode / prosedur / konsep / aturan yang digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi atau pedoman bagaimana dan apa yang harus dikerjakan selama pengembangan sistem (algorithm). Metode adalah suatu cara, teknik sistematik untuk mengerjakan sesuatu (dinu, 2008). 

     Tantangan dalam implementasi pengembangan system informasi adalah orang – orang yang terlibat dalam pengembangan sistem informasi yaitu departemen operasional sebagai end-user dan IT sebagai pengembang dan tentu saja sebagai support dan manajemen sebagai leader yang membuat definisi goal yang akan dicapai. Jika sistem yang akan di-implementasikan adalah sistem informasi yang terintegrasi maka tantangannya akan sangat besar karena meliputi keseluruhan organisasi yang bisa saja melibatkan pihak eksternal. 

Bab II

Pembahasan

A. Pengertian Pengembangan Sistem

    Pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, adanya permasalahan – permasalahan yang timbul di sistem yang lama yang dapat berupa :

1) Ketidakberesan
   Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidakberesan ini dapat berupa :

a. Kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin.

b.  Kesalahan – kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin.

c.   Tidak efesiensi oprasi.

d.   Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

2) Pertumbuhan Organisasi

   Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi, sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

   Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras komputer, perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat berkembang. Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana – rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan – kesempatan yang ada. Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi – instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah.

B. Prinsip Dari Pengembangan Sistem Informasi

1)  Sistem dikembangkan adalah untuk manajemen

    Setelah sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi dari sistem ini adalah manajemen, sehingga sistem harus dapat mendukung, kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen. Pada waktu Anda mengembangkan sistem, maka prinsip ini harus selalu diingat.

2)  Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar

    Sistem informasi yang akan Anda kembangkan membutuhkan dana modal yang tidak sedikit, apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir.

Sistem yang dikembangkan ini merupakan investasi modal yang besar. Seperti halnya dengan investasi modal lainnya yang dilakukan oleh perusahaan, maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini :

a. Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi. 

b. Investasi yang terbaik harus bernilai. 

3)  Sistem yang dikembangkan memerlukan orang – orang yang terdidik 

     Manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya su     atu sistem, baik dalam proses pengembangannya, penerapannya, maupun dalam proses operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem ini harus merupakan orang yang terdidik tentang permasalahan – permasalahan yang ada dan terhadap solusi – solusi yang mungkin dilakukan.

4)  Tahapan kerja dan tugas – tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem

   Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk mengerjakannya. Pengalaman menunjukan bahwa tanpa adanya perencanaan dan koordinasi yang baik, maka proses pengembangan sistem tidak akan berhasil dengan memuaskan.

5)  Proses pengembangan sistem tidak harus urut

    Prinsip ini kelihatannya bertentangan dengan prinsip nomor 4, tetapi tidaklah sedemikian. Tahapan kerja dari pengembangan sistem di prinsip nomor 4 menunjukkan langkah – langkah yang harus dilakukan secara bersama – sama.

6)  Jangan takut membatalkan proyek

    Umumnya hal ini merupakan pantangan untuk membatalkan suatu proyek yang sedang berjalan. Keputusan untuk meneruskan suatu proyek atau membatalkannya memang harus dievaluasi dengan cermat. Untuk kasus – kasus yang tertentu, dimana suatu proyek terpaksa harus dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka harus dilakukan dengan tegas. Keraguan untuk terus melanjutkan proyek yang tidak layak lagi karena sudah terserapnya dana kedalam proyek ini hanya akan memubang dana yang sia – sia.

C. Proses Penerapan Penggunaan dan Pengembangan Sistem

     Secara garis besar ada enam tahap yang biasa dijadikan sebagai batu pijakan atau model dalam melaksanakan aktivitas pengembangan tersebut, yaitu : perencanaan, analisis, desain, konstruksi, implementasi, dan pascaimplementasi seperti digambarkan pada diagram di bawah ini.

Secara umum tahapan informasi sbb:

1. Survei sistem / preliminary
2. Analisis Sistem 
3. Desain Sistem 
4. Pembuatan Sistem 
5. Implementasi Sistem 
6. Pemeliharaan Sistem 

D. Hambatan dan Tantangan Dalam Penggunaan dan Pengembangan Sistem 

     Tantangan dalam implementasi pengembangan sistem informasi adalah orang-orang yang terlibat dalam pengembangan sistem informasi yaitu departemen operasional sebagai end-user dan IT sebagai pengembang dan tentu saja sebagai support dan manajemen sebagai leader yang membuat definisi goal yang akan dicapai. Jika system yang akan di-implementasikan adalah sistem informasi yang terintegrasi maka tantangannya akan sangat besar karena meliputi keseluruhan organisasi yang bisa saja melibatkan pihak eksternal.

Masalah yang dihadapi dalam implementasi tersebut biasanya adalah sebagai berikut :

1. Pengguna tidak mengetahui kemampuan teknologi yang dapat digunakan untuk membantu proses bisnis yang dikerjakannya setiap hari, dan pada tahap analisa developer juga tidak mengetahui benar-benar proses bisnis yang berlangsung atau juga karena standard dari developer yang kurang dalam membuat program sehingga program yang dihasilkan adalah program yang baik dari kacamata developer bukan dari kedua belah pihak. Karena ketidak tahuan pengguna maka masalah ini bisa diabaikan dimana pengguna juga tidak keberatan dengan program yang diberikan untuk digunakan. 
2. Kedua belah pihak tidak memahami asumsi dan ketergantungan yang ada dalam system dan bisnis proses, sehingga pada tahap implementasi jika ada bagian dari proses bisnis yang belum di cover oleh system dan kemudian dibuatkan fungsi baru yang ternyata menimbulkan masalah, dan penyelesaian masalah menimbulkan masalah baru seperti melakukan tambal sulam yang berakibat pada benang kusut akan membuat suatu aplikasi yang tidak dapat di andalkan. Dan aplikasi hanya dibuat sebagai program untuk melakukan entry data. 
3. Dalam implementasi system terintegrasi, dimana pengguna tidak dapat menjadikan implementasi sebagai prioritas pertama, dimana pengguna yang sudah disibukkan dengan kegiatan operasional akan berpura-pura menyetujui, menjalankan dan mengikutinya tetapi pada kenyataannya semuanya tidak berjalan sesuai dengan harapan. Akan membutuhkan CETL yang lama jika dijadikan sebagai resource untuk aplikasi BI. 

E. Menempatkan Pengguna Sistem dan Spesialis Informasi Pada Perspektif 

   Unsur manusia terus menjadi salah satu bahan paling penting dalam pengembangan dan penggunaan sistem informasi. Para pemain utama adalah pengguna dan spesialis informasi. Kedua kelompok tersebut membentuk tim pengembangan.

     Pengembangan sistem pada awalnya dilakukan sepenuhnya oleh spesialis informasi. Namun, lama kelamaan pengguna telah memainkan peranan yang semakin penting. Sampai ke suatu titik ekstrem, pengguna dapat melakukan seluruh pekerjaan pengembangan.

Tidak hanya pekerjaan pengembangan saja yang berubah, keadaan dimana pekerjaan dilaksanakan juga ikut mengalami pekerjaan. Organisasi tidak lagi berbentuk fisik, yang mengharuskan pekerjaan dan pekerja berada pada suatu lokasi fisik. Jaringan komunikasi elektronik memungkinkan perusahaan mencapai suatu organisasi maya, dimana pekerjaan dapat dilakukan di hampir semua tempat. 

Bab III

Penutup

 

Kesimpulan

    Pengembangan sistem merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem Informasi secara teknis dapat didefinisikan sebagai sekumpilan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan atau mendapatkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi. Selain menunjang proses pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengawasan, sistem informasi juga dapat membantu manajer dan karyawan menganalisis permasalahan, menggambarkan hal – hal yang rumit, dan menciptakan produk baru.

    Tantangan dalam implementasi pengembangan sistem informasi adalah orang-orang yang terlibat dalam pengembangan sistem informasi yaitu departemen operasional sebagai end-user dan IT sebagai pengembang dan tentu saja sebagai support dan manajemen sebagai leader yang membuat definisi goal yang akan dicapai. Jika system yang akan di-implementasikan adalah sistem informasi yang terintegrasi maka tantangannya akan sangat besar karena meliputi keseluruhan organisasi yang bisa saja melibatkan pihak eksternal.

   Unsur manusia terus menjadi salah satu bahan paling penting dalam pengembangan dan penggunaan sistem informasi. Para pemain utama adalah pengguna dan spesialis informasi. Kedua kelompok tersebut membentuk tim pengembangan. Pengembangan sistem pada awalnya dilakukan sepenuhnya oleh spesialis informasi. Namun, lama kelamaan pengguna telah memainkan peranan yang semakin penting. Sampai ke suatu titik ekstrem, pengguna dapat melakukan seluruh pekerjaan pengembangan.  

Daftar Pustaka

1. Putra, Y. M., (2018). Pengguna dan Pengembang Sistem. Modul Kuliah Sistem Informasi Manajemen. FEB-Universitas Mercu Buana: Jakarta".
2. http://dahlanrais.blogspot.com/2015/05/penggunaan-dan-pengembangan-sistem.html
3. http://giyuna.blogspot.com/2016/09/sim-bab-4-pengguna-dan-pengembang-sistem.html 
4. http://kumpulanmakalahsim.blogspot.com/2014/05/pengguna-dan-pengembang-sistem.html 
5. https://www.kompasiana.com/unita/54ffa59ca333110f4551128d/tantangan-implementasi-pengembangan-sistem-informasi-operasional-dan-ti-dibawah-kepemimpinan-manajemen 
6. http://sayuti-bakri.blogspot.com/2011/04/prinsip-prinsip-dalam-pengembangan.html